386.- Servicios y herramientas de oficina virtual, solución digital del kit digital

Simple Informática. Guías tecnológicas de 5 minutos

Bienvenidos y bienvenidas un día más a nuestras guías tecnológicas de cinco minutos de simple informática, donde como todas las semanas, todos los martes, intentamos contaros alguna idea. Intentamos contaros algunas de las cosas que nos preguntan nuestros clientes para que os surja alguna idea, algo que os pueda venir bien.

Estamos en este ciclo que estamos intentando explicar que es el kit digital, porque la verdad es que casi todas las consultas que recibimos ahora es gente e intentando enterarse de cómo funciona el kit digital. Contamos siempre lo mismo, siempre contamos las mismas cosas, pero la repetimos cientos de veces. Ya he contado aquí también en esta época cómo funciona el kit digital.

Servicios y herramientas de oficina virtual

Decidí hacer la serie contando que era kit digital en el primer programa y luego ir explicando cada uno de ellos menos en el último programa el 385, que lo que decía era que utilizaras el kit digital en algo que fuera útil hoy en este 386, que es el que estamos haciendo hoy, que es lo que vamos a intentar explicar, son los servicios y herramientas de oficina virtual. Nos quedan tres el Business inteligence, el sitio web, la presencia en Internet, la ciberseguridad.

Hoy, en este episodio, en el 386, como os digo, vamos a hacer los servicios y herramientas de oficina virtual. Claro, podría meter montones de cosas. Ellos lo que están diciendo es que para esta subvención son 1.800 € al año, ellos el gobierno, y lo hacen por segmentos de 0 a 3 empleados. Te permiten hasta dos usuarios de tres a 9 hasta nueve y de 10 a 50 hasta 48 usuarios y te dan 250 € por usuario. Lo cuento porque ahora saldrán las cifras de las aplicaciones y veréis un poco lo que contaba en el programa pasado.

¿Qué es esto? De servicio y herramientas de oficina virtual

haz las cosas si te vienen bien, si no, no, porque al final todo esto te costará dinero. ¿Qué es esto? De servicio y herramientas de oficina virtual. Las aplicaciones de colaboración en equipo. Lo que normalmente a lo mejor habéis oído hablar aquí otra manera de llamarlo, porque también puede ser la forma de controlar el tiempo de trabajo, seguimiento del tiempo, comunicación, gestión de la documentación, intercambio de archivos, gestión de proyectos.

Todo esto son aplicaciones, con las que resuelves pequeños problemas o con las que mueves todo en tu empresa, que es lo que hace que trabajando en la nube todos puedan estar trabajando en las mismas cosas. Y lo que se está llamando esa oficina virtual o esa oficina en la nube, hay montones de herramientas que pueden valer para decir que estás haciendo esta oficina virtual, pero yo voy a contar algunas de ellas, de los sectores de esas categorías que he leído, de las más clásicas,

Tomar notas digitales

por ejemplo, a la hora de tomar notas digitales, que a mucha gente le puede parecer una chorrada, pero que yo por ejemplo, utilizo mucho. Yo utilizo la de Google utilizando Google Keep, pero esta de los de Microsoft One note es un bloc de notas digital o esta Evernote. Hay montones de aplicaciones que hacen esto. ¿Eso me valdría para el tema del kit digital? sí te valdría. Todas estas aplicaciones las puedes montar en tu empresa y de alguna manera estáis compartiendo notas toda la empresa estás haciendo lo que es una oficina digital, ellos aclaran que debería. La solución permitirá la gestión ágil y eficiente de los equipos para el desarrollo de proyectos de forma colaborativa. Tendrías que añadir algo más además de las notas, compartir recursos, conocimiento, dotar de herramientas para integración en los equipos y resolución de problemas, así como la configuración de los flujos de trabajo y debe tener por lo menos un terabyte de almacenamiento. Bueno, podrías ponerte lo que llamamos una piscina de discos una NAS donde tú guardas varios discos y allí vas grabando tu información, y luego tendrías que poner algunas de las aplicaciones de estas que estamos diciendo y con eso quedaría cubierta tu solución o contratar una de las que ya te dan espacio en internet, espacio en la nube y de esa forma también te va dejando ya poder pedir esa subvención.

Gestión de proyectos

Ahora vamos a ver la de gestión de proyectos, como puede ser Trello. Trello yo la utilizo, pero muy básicamente porque nosotros tenemos nuestro CRM y además utilizamos una base de datos para la gestión del día a día. Entonces lo utilizo más para mí y para un control, porque es un muy visual, es con fichas, la sube, la baja. Puedo ir adelantando este proyecto. Ya está. Ahora voy a dejar aquí una nota para mí. Ni siquiera lo hago para la gestión de proyectos común, que no la comparto con los demás.

Pero Trello tiene muchas posibilidades para poder compartir con todo el equipo y gestionar directamente los proyectos. A lo que os decía el otro día de que tuvierais cuidado cuando pidáis algo que sea algo que te interese, porque ahora dices bueno, me voy a coger Trello vale 0 €, o sea es gratuita, la puedes probar, ver si te funciona o no te funciona. Para eso no te hace falta subvención. Si de verdad te interesa, la puedes poner ya en marcha y no tienes que esperar a que llegue una subvención para poner en marcha Trello, que es esa oficina virtual.

Pero claro, si empieza tiene tarjetas ilimitadas en la parte gratuita hasta 10 tableros. Hay muchas cosas. Pero si quieres tableros ilimitados. Ya tendrías que empezar a pagar la estándar. La más pequeña vale 5 €, la premium vale 10 y la Enterprise vale 17€. Te van a hacer una facturación anual de la suma de todos los meses. Es el pago por mes. Es lo que estamos hablando.

Bueno, como la subvención me están dando por cada usuario de 250 €, me puedo coger hasta la más grande, la de 17, 50€. Sí, pero es este año. En cuanto se acabe el año tú te tienes que quedar pagando todo eso. Entonces calcula lo que te sale la aplicación y si realmente te es útil.

Comunicación, control de tiempos.

Vale Trello para la gestión de proyectos. Podemos hablar de, por ejemplo, el seguimiento del tiempo para controlar el tiempo que estás trabajando, es decir, arranca un trabajo ahora, acaba ahora y él te va leyendo el tiempo. Vamos, va anotando el tiempo que has dedicado a cada trabajo.

También tienes Slack. Esta es también a la igual que Trello. Es una de las más conocidas en la que es una herramienta de comunicación empresarial que se usa mucho.

Que podrías utilizar un WhatsApp, pero Slack da muchísimas más posibilidades. Pasa lo mismo con Slack que con Trello, son las dos más importantes o que tiene más mercado cogido. Hay una parte gratuita. No te hace falta pedir una subvención para probar y puedes tener hasta 10.000 mensajes. Puedes tener hasta diez integraciones con otras aplicaciones como Google Drive también para hacer la oficina en la nube. Office, tiene llamadas de voz, videollamadas individuales con tus compañeros de equipo y a ver si quieres ir a más, pues tendrás que pasar a la que vale 6,25 € al mes o a la que vale 11,75 € al mes. Entonces tendrás que ir cogiendo aquella tarifa que te acabe cubriendo todas tus posibilidades.

Digo lo mismo que antes 6,25€ al mes es muy barato. Son diez meses, son 60 pavos el año por 70 € o 72 €. Tengo cubierto y me dan de subvención 250€ ya, pero luego cuando se acabe el año no te dan subvención y tendrás que seguir pagando esto.

Si te interesa probarla gratuita, ponte con ella y si ves que te merece la pena, pues tira adelante y no te hace falta esperar a una subvención para llegar a hacer esto.

Suite de productividad en la nube, gestión de tareas, videoconferencia…

Y luego, además de Office, que es una suite de productividad de Microsoft, que es lo mismo que la suite de Google Suite, o tendréis un gestor de tareas como el DoIt y otras tantas que hay.

Luego hay software de acceso remoto o reuniones online como el Timeviewer, que nosotros la utilizamos aquí para dar soporte, para coger el control del ordenador del cliente y poder darle soporte. Y luego de servicios de videoconferencia como Skype, Zoom y todas las que ya habéis utilizado en la pandemia, que ya sabéis lo que es.

Todo esto son aplicaciones que se pueden utilizar para hacer la oficina virtual, la oficina en la nube. Ya digo yo, para mí Slack y Trello son las más importantes de desarrollo Gibhat, pero luego tendrá Google Docs hojas de cálculo de Google, estará Asana, Basecamp, el Microsoft Team que utilizan en muchísimas empresas el Google hangouts para las llamadas, Skype, Zoom que hay montones Google Drive, Dropbox para tener espacio en la nube de disco duro para poder compartir las cosas.

Entonces, como veis, el montón de cosas que se pueden dar como solución, herramientas, para la oficina virtual hace que no sé yo cuando alguien me dice, pero esto se puede incluir. Yo considero que todas esas aplicaciones son una oficina virtual y las puedes incluir.

No tienes que esperar a la subvención para probar a hacerte esa oficina virtual, muchas herramientas son gratuitas

Voy a cortar que llevo ocho minutos. Es un capítulo tan amplio. Se podría hablar de esto y dedicar a cada herramienta un capítulo. Por supuesto, pero yo lo que quiero es que entendáis un poco que el kit digital vale para multitud de cosas, pero que no lo pidáis solo porque te lo van a regalar, sino que lo pidas porque de verdad es útil. Muchas de estas herramientas las puedes probar gratis y es el claro ejemplo de que si no las he hecho hasta ahora es porque no has querido, porque es gratuito, no tienes que esperar a subvención para probar a hacerte esa oficina virtual.

Si queréis hablar más de cualquiera estas cosas, ya sabéis que os podéis conectar a nuestra página y solicitar una hora de una consultoría con nosotros para hablar de todo, hasta de tu empresa y que podría hacerte falta o que herramientas te encajan mejor en lo que estás haciendo y es gratuita como veis en nuestra página web, la podéis solicitar y nosotros nos pondremos en contacto con vosotros para para hablar sobre vuestra empresa.

Gracias a todos los que nos escucháis a diario y hasta el martes que viene.

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